Tutorial: Best Practice: Erstellen und Wiederverwenden von Glossareinträgen im Editor

Dieses Tutorial beschreibt einen Best Practice-Ansatz zur Verwendung des Glossars aus der Perspektive eines Geschäftsprozess-/Entscheidungsmodellierers.

Das Tutorial erklärt wie Sie

  • ...Glossarelemente direkt von der Diagramm-Zeichenfläche referenzieren und erstellen.
  • ...bereits existierende Glossarelemente über die Drag&Drop-Funktionalität wiederverwenden.
  • ...Änderungen an Diagrammelementen im Einklang mit dem Glossar durchführen.

Die im Tutorial enthaltenden Best Practices helfen Ihnen dabei, schneller zu modellieren und die Konsistenz und Vollständigkeit Ihrer Prozesslandschaft sicherzustellen.

Erstellen wir nun einen neuen Prozess in unser bereits vorhandenen (Beispiel-) Prozesslandschaft.

Als Erstes erstellen wir einen Pool für unser Unternehmen. Der Pool ACME AG kann direkt via Drag&Drop erstellt werden - aus der Liste links von der Zeichenfläche unter Häufig verwendete Glossareinträge:

Erstellen Sie den Pool mit der Drag&Drop-Funktionalität.

Erstellen Sie den Pool mit der Drag&Drop-Funktionalität.

In der Attributleiste auf der rechten Seite können Sie nun die Attribute einsehen, die automatisch vom referenzierten Glossareintrag übernommen wurden:

Die Attributwerte des referenzierten Glossareintrags werden automatisch übernommen.

Die Attributwerte des referenzierten Glossareintrags werden automatisch übernommen.

Fügen wir nun die Rolle Freigebender als Lane hinzu:

Da wir nicht wissen, ob ein entsprechender Glossareintrag bereits existiert, beginnen wir den Label der Lane auszufüllen. Der Glossareintrag Freigebender wird uns nun vorgeschlagen, sodass wir ihn als Referenz auswählen können:

Referenzieren Sie einen Glossareintrag.

Referenzieren Sie einen Glossareintrag.

Hinweis: Wenn die Standardeinstellungen der Glossarkonfiguration beibehalten wurden, werden ausschließlich Glossareinträge angezeigt, die dem entsprechenden Elementtyp entsprechen. In unserem Fall werden also nur Organisationseinheiten und IT-Systeme vorgeschlagen und nicht etwa Ereignisse oder Aktivitäten.

IT-Systeme werden vorgeschlagen, da diese analog zu Organisationseinheiten Aktivitäten ausführen können. Zum Beispiel kann sowohl ein Mitarbeiter als auch ein IT-System eine Email versenden.

Nun fügen wir ein Startereignis hinzu und nennen es Arbeitsvertrag wurde eingereicht. Da wir davon ausgehen, dass dieses Ereignis nicht mehrfach auftritt (auch nicht in anderen Prozessen), erstellen wir hierfür keinen Glossareintrag.

Für das Ereignis 'Arbeitsvertrag wurde eingereicht' erstellen wir keinen neuen Glossarbegriff.

Für das Ereignis ‘Arbeitsvertrag wurde eingereicht’ erstellen wir keinen neuen Glossarbegriff.

Anschließend erstellen wir den Task Arbeitsvertrag überprüfen. Gehen wir nun davon aus, dass dieser Task in anderen Prozessen wiederverwendet werden kann. Für den Task wird kein Glossareintrag vorgeschlagen. Daher fügen wir über das Buchsymbol unten links am Element einen neuen Glossareintrag hinzu:

Erzeugen Sie einen neuen Glossarbegriff.

Erzeugen Sie einen neuen Glossarbegriff.

Der Glossareintrag ist nun abgespeichert und kann zum Beispiel über das Glossarelementverzeichnis abgerufen werden.

Das Dokument Arbeitsvertrag existiert bereits als Glossareintrag:

Referenzieren Sie den Glossareintrag 'Arbeitsvertrag'.

Referenzieren Sie den Glossareintrag ‘Arbeitsvertrag’.

Nun möchten wir ein IT-System modellieren, das vom Freigebenden verwendet wird. Da wir nicht wissen, welches System dies genau ist, verwenden wir die Filterfunktion des Glossarelementverzeichnisses:

Filtern Sie das Glossarelementeverzeichnis.

Filtern Sie das Glossarelementeverzeichnis.

Wir identifizieren Personalsystem als korrektes System und ziehen es auf die Zeichenfläche:

Bei der weiteren Modellierung des Prozesses können wir auf die oben beschriebenen Schritte zurückgreifen.

Generell empfehlen wir Glossareinträge überall wiederzuverwenden wo dies möglich und sinnvoll ist. Falls kein existierender Glossareintrag referenziert werden kann, empfehlen wir immer dann einen neuen Glossareintrag zu erstellen, wenn von einer mehrfachen Verwendung des entsprechenden Elements auszugehen ist. Mit dieser Vorgehensweise können Sie verhindern, dass Informationen in redundanter oder inkonsistenter Weise hinterlegt werden.

Beim Überprüfen des Prozesses sehen wir jedoch, dass die Rolle Freigebender für unseren Prozess zu generell gehalten ist:

Der Glossareintrag enthält lediglich sehr allgemein gehaltene Informationen.

Der Glossareintrag enthält lediglich sehr allgemein gehaltene Informationen.

Wir haben nun drei Optionen um das Element anzupassen:

  • Das Element editieren (nicht empfohlen):

    Wir können zum Beispiel die Beschreibung präziser gestalten.

    Bevor wir das entsprechende Attribut editieren können wir eine Warnung angezeigt:

Eine Warnung wird angezeigt, da Glossareintrag und Element nach dem Editieren des Attributs nicht mehr konsistent sind.

Eine Warnung wird angezeigt, da Glossareintrag und Element nach dem Editieren des Attributs nicht mehr konsistent sind.

Auch nach dem Editieren zeigt ein Warnungs-Icon an, dass der Attributswert von Glossareintrag und Element nicht mehr konsistent sind:

Das Warnzeichen verdeutlicht die Inkonsistenz von Element- und Glossarattributswert.

Das Warnzeichen verdeutlicht die Inkonsistenz von Element- und Glossarattributswert.

Diese Vorgehensweise wird daher nicht empfohlen. Andere Nutzer/Leser werden Schwierigkeiten damit haben, den Unterschied zwischen dem ursprünglichen Glossareintrag und dem angepassten Element zu erkennen. Zudem können weitere Änderungen am Attribut nicht zentral im Glossar verwaltet werden.

  • Den Glossareintrag editieren:

    Wir wählen den Glossareintrag aus und klicken auf Im Glossar öffnen:

    Öffnen Sie den Glossareintrag.

    Öffnen Sie den Glossareintrag.

Nun wählen wir Editieren aus und können den Glossareintrag entsprechend unserer Vorstellungen anpassen:

Ändern Sie den Glossareintrag.

Ändern Sie den Glossareintrag.

Dieses Option is empfehlenswert, falls der Glossareintrag fehlerhaft ist oder weitere, generelle Informationen hinzugefügt werden können. In unserem Beispiel ist dies nicht der Fall.

  • Einen neuen Glossareintrag erstellen (in unserem Fall empfohlen):

    Da unsere Rolle (Freigebender) ein Human Resources-Spezialist sein muss, sollten wir dies auch am Glossareintrag spezifizieren. Da die entsprechenden Anpassungen nicht auf andere Verwendungen des Glossareintrags zutreffen, ist es notwendig einen separaten Glossareintrag zu erstellen. Daher öffnen wir den Glossareintrag und klicken auf Verlinkung entfernen:

    Entferenen Sie die Glossarreferenz.

    Entfernen Sie die Glossarreferenz.

Wir bestätigen den Vorgang und wählen einen präziseren Namen für die Lane, zum Beispiel Freigebender (HR). Anschließend fügen wir einen neuen Glossareintrag hinzu:

Erstellen Sie einen neuen Glossareintrag für unseren Vertragsfreigebenden.

Erstellen Sie einen neuen Glossareintrag für unseren Vertragsfreigebenden.

Hinweis: Generell empfehlen wir, inkonsistente Attribute zwischen Elementen und Glossareinträgen zu vermeiden und auf eine Zweckanpassung von Glossareinträgen zum Vorteil eines einzigen Diagrammelements zu verzichten. In entsprechenden Fällen ist das Erstellen eines neuen Glossareintrags in aller Regel die beste Alternative.