Zur Kommentierung einladen

Eines der mächtigsten Werkzeuge für kollaborative Prozessgestaltung ist die Möglichkeit, Kollegen zum Betrachten und Kommentieren eines Diagramms einzuladen. Durch diese Funktion können Sie eine größere Gruppe an Beitragenden an der Gestaltung einbinden. Diese müssen keine Modellierungsexperten sein, sondern können als erfahrene Kollegen aus Fachabteilungen abseits des Prozessmanagementbereichs z.B. durch ihr tieferes Verständnis des Geschäftsprozesses zur präziseren Prozessdokumentation und zur Prozessinnovation beitragen.

Eine Besonderheit der Kommentierungsfunktion ist, dass Kommentierende nicht im Arbeitsbereich registriert sein müssen. Sie können jeden in den Prozess einbinden, dessen E-Mail-Adresse Sie kennen.

Hinweis

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Kollegen, die keine Nutzer des Signavio Process Managers sind, zum Kommentieren einladen können. Um die Vorteile des Signavio Process Managers langfristig zu nutzen, empfehlen wir Ihnen jedoch für Lese- und Kommentierungszugriff das Collaboration Hub zu verwenden.

Wichtig

Gehen Sie vorsichtig mit den Einladungen zum Kommentieren um. Die kryptischen Links, die in der Einladungsmail stehen und als Zugang zur Kommentarfunktion dienen, könnten von den eingeladenen Personen per E-Mail an Unberechtigte weitergeleitet werden.

Um eine Einladung per Mail zu verschicken, nehmen Sie die folgenden Schritte vor:

  1. Selektieren Sie optional ein oder mehrere Diagramme im Explorer.
  2. Klicken Sie auf Freigeben, dann Zum Kommentieren einladen in der Menüleiste. Der Zum Kommentieren Einladen-Dialog öffnet sich.
Sie finden die Einladungsfunktion über den Explorer.
  1. Wenn Sie vorab kein Diagramm ausgewählt haben, werden Sie nun dazu aufgefordert. Sie können diese Auswahl jederzeit wieder erreichen, indem Sie auf Diagrammauswahl ändern klicken. Wählen Sie die gewünschten Diagramme aus und klicken auf Weiter. Der Dialog Zum Kommentieren einladen öffnet sich.
Auswahl der Diagramme zum kommentieren.
  1. Geben Sie die E-Mail-Adressen von allen Kollegen ein, die Sie einladen möchten. Mehrfachangaben können Sie durch Kommas, Semikolons oder Zeilenumbrüche trennen.
Der "Zum Kommentieren einladen"-Dialog.
  1. Erstellen Sie optional für die eingeladenen Kollegen eine vereinfachte Sicht auf Ihr Diagramm, indem SIe die entsprechende Checkbox aktivieren. Lesen Sie mehr darüber unter Vereinfachte Diagrammansicht.

Hinweis

Wenn Sie mehrere Diagramme ausgewählt haben, steht Ihnen die Option Vereinfachte Sicht versenden nicht zur Verfügung.

  1. Aktivieren Sie Kopie an mich versenden, wenn Sie auch eine Einladungsnachricht für die Kommentierung erhalten möchten.
  2. Personalisieren Sie die Einladungsnachricht, indem Sie den Text auf der rechten Seite des Fensters editieren.
  3. Klicken auf Versenden. Die Einladungsbenachrichtigungen werden verschickt. Die Kollegen enthalten jeweils einen Zugriffslink. Wenn Sie den Link in der Einladung anklicken, öffnet sich - evtl. nach Bestätigung - ein Browserfenster auf der Seite des Collaboration Hubs, das Diagramm wird im Hauptfenster angezeigt.

Die eingeladeten Benutzer erhalten nun eine E-Mail mit einem Link. Sie müssen lediglich diesem Link folgen, um das Diagram im Collaboration Hub in ihrem Webbrowser zu öffnen und zu kommentieren. Der Link fungiert als Schlüssel zum Collaboration Hub.

Vereinfachte Diagrammansicht

Wenn Sie Kollegen zum Kommentieren einladen, haben Sie die Möglichkeit, für diese vereinfachte Sichten auf Ihre Diagramme zu erstellen. Gerade, wenn diese Kollegen mit der Modellierungssprache weniger vertraut sind, kann dies das Verständnis von Diagrammen stark vereinfachen. Außerdem können so Informationen, die für die Aufgabe des Kommentierenden, z.B. eine Prozessoptimierung, überflüssig sind, ausgeblendet werden. Dies kann die Übersichtlichkeit erheblich verbessern.

Ansicht während einer Einladung erstellen

Wie bereits zuvor beschrieben, können Sie vereinfachte Sichten erstellen, während Sie Einladungen zum Kommentieren an Kollegen versenden.

  1. Klicken Sie auf die Option Vereinfachte Diagrammansicht auswählen oder aktivieren Sie die entsprechende Checkbox. Der Vereinfachte Diagrammansicht auswählen-Dialog öffnet sich.
Der "Zum Kommentieren einladen"-Dialog.
  1. Im Tab Vereinfachte Sicht erstellen können Sie das Diagramm vereinfachen, indem Sie Rollenzuweisungen, IT-Systeme, Datenobjekte und/oder Kommentare ausblenden.
Der Tab "Vereinfachte Sicht erstellen".
  1. Wenn Sie Ihre gewünschte Ansicht erstellt haben, klicken Sie auf OK, um zum Zum Kommentieren einladen-Dialog zurückzukehren.
  2. Nehmen Sie die Schritte zur Einladung zum Kommentieren wie in Zur Kommentierung einladen beschrieben vor.

Stakeholder-spezifische im Editor erstellen

Sie können vereinfachte Diagrammansichten auch im Editor erstellen, bevor Sie Stakeholder zum Kommentieren einladen.

  1. Öffnen Sie das Diagramm, für welches eine vereinfachte Ansicht erstellt werden soll im Editor.
  2. Klicken Sie im Attribut-Editor unter Sichten auf Neue Sicht erstellen. Die Sichtenkonfiguration öffnet sich.
Neue Diagrammansicht im Editor erstellen.

3. Wenn für das Diagramm bisher noch keine Sichten erstellt wurden, können Sie dies nun vornehmen, indem Sie wählen, welche Elementtypen Sie in dem Diagramm ausblenden möchten: Rollenzuweisungen, IT-Systeme, Datenobjekte und/oder Kommentare. Sobald Sie den Haken vor einem der Elementtypen setzen oder entfernen, aktualisiert sich die Vorschau darunter.

Neue Diagrammansicht im Editor erstellen.
  1. Geben Sie nun für die vereinfachte Sicht einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
  2. Wenn für dieses Diagramm bereits vereinfachte Ansichten angelegt worden sind, können Sie die gewünschte Stakeholder-spezifische Sicht über das Dropdown-Menü Auswahl einer vordefinierten Sicht auswählen.
Alle definierten Sichten werden zur Auswahl angeboten.
  1. Klicken Sie abschließend auf OK.

Kommentierungsrecht entziehen

Sie können den Einladungen zum Kommentieren verwalten-Dialog verwenden, um zu sehen, welche Zugriffsrechte gewährt wurden.

  1. Klicken Sie in der Menüleiste des Explorers auf Freigeben - Einladungen zum Kommentieren verwalten. Der entsprechende Dialog öffnet sich.
Öffnen des "Zugriffsrechte verwalten"-Dialogs über den Explorer.
  1. In dem Dialog Einladungen zum Kommentieren verwalten werden alle E-Mail-Adressen werden aufgelistet, an die eine Einladungsbenachrichtigung versendet wurde. Möchten Sie die Kommentierungsrechte einer bestimmten Person entziehen, dann klicken Sie Löschen des entsprechenden Eintrags. Ein Bestätigungsdialog erscheint.
  2. Klicken Sie Ja um die Löschung zu bestätigen.
Bestätigung einer Löschung des Kommentierungsrechts.

Falls Sie Administrator sind, können Sie die Einladungen zum Kommentieren auch über den Benutzer & Zugriffsrechte Verwalten-Dialog verwalten.

  1. Öffnen Sie diesen Dialog, indem Sie im Explorer in der Menüleiste auf Setup und dann auf Benutzer & Zugriffsrechte Verwalten klicken.
  2. Im Tab Berechtigungen unter Weitere Freigaben finden Sie die Freigaben zum Kommentieren.
  3. Klicken Sie auf Löschen hinter der E-Mail-Adresse der Person, der Sie das Recht zum Kommentieren des links ausgewählten Diagramms entziehen möchten.
Freigaben finden Sie als Administrator auch im Tab 'Berechtigungen' der 'Benutzer & Zugriffsrechte verwalten' Einstellungen.

Mehr Informationen über die Sicherheitseinstellungen, die Sie als Administrator einsehen können, lesen Sie im Abschnitt Benutzer und Zugriffsrechte verwalten.