Dokumentenverwendung

In einem BPMN 2.0 oder EPK Diagramm können Datenobjekte bzw. Dokumente an Aktivitäten bzw. Funktionen angehängt werden. Diese können im Falle von BPMN als In- oder Output behandelt werden. Die Funktion “Dokumentenverwendung” erstellt zu einem oder mehreren Diagrammen eine XLS-Datei, in der alle Zuordnungen von Dokumenten zu Aktivitäten bzw. Funktionen aufgeführt sind. Dabei werden angeheftete Dokumente sowie Verlinkungen berücksichtigt, die auf einen Glossareintrag der Kategorie “Dokumente” zeigen.

Hinweis

Wenn Sie eigene Attribute mit einer Verlinkung zu einem oder mehreren Dokumenten aus dem Glossar definiert haben, werden diese in die Berechnung mit einbezogen.

Zuordnung des Dokuments 'Artikelliste' zur Aktivität 'Artikel aus Bürolager entnehmen'

Zuordnung des Dokuments ‘Artikelliste’ zur Aktivität ‘Artikel aus Bürolager entnehmen’

Zuordnung des Dokuments 'Artikelliste' zur Aktivität 'Artikel aus Bürolager entnehmen' in einer EPK

Zuordnung des Dokuments ‘Artikelliste’ zur Aktivität ‘Artikel aus Bürolager entnehmen’ in einer EPK

Im Folgenden wird das Vorgehen am Beispiel eines BPMN 2.0 Prozessdiagramms erläutert. Das Erstellen einer Dokumentenverwendung für andere Diagrammtypen erfolgt vollkommen analog.

  • Öffnen Sie im Explorer den Menüpunkt Reporting und wählen Sie Dokumentenverwendung (XLS)
Menüeintrag für das Erzeugen von Dokumentenverwendungen.

Menüeintrag für das Erzeugen von Dokumentenverwendungen.

  • Der “Dokumentenverwendung”-Dialog öffnet sich.
  • Wenn Sie ein Diagramm selektiert haben, wird dieses automatisch angewählt. Sie können diese Selektion durch weitere Diagramme erweitern und verändern.
Wählen Sie aus, welche Diagramme in den Report mit einbezogen werden sollen.

Wählen Sie aus, welche Diagramme in den Report mit einbezogen werden sollen.

  • Klicken Sie auf Analyse starten.
  • Öffnen Sie das erstellte Dokument, zum Beispiel mit Microsoft Excel®. Sie sehen dann eine matrizenförmige Zuordnung von Dokumenten (rot) zu Aktivitäten.
So kann eine Matrix für die Dokumentenverwendung in Diagrammen aussehen.

So kann eine Matrix für die Dokumentenverwendung in Diagrammen aussehen.

Hinweis: Dokumente, die als BPMN-Element an eine Aktivität geheftet werden, können “Input” oder “Output” sein und werden in der Matrix entsprechend gekennzeichnet. Mit Hilfe des Attributs “Information Flow” können Sie auch in EPK angeben, ob ein Dokument “Input” oder “Output” ist, indem Sie für den Informationsfluss eine Richtung angeben.