Prozesshandbücher exportieren

Prozesshandbücher sind umfassende Dokumente, die neben Diagrammen auch sämtliche Elementbeschreibungen und Glossareinträge enthalten können. Sie werden im Microsoft Word® - oder PDF-Format erzeugt.

Sie haben die Möglichkeit, Prozesshandbücher selbst zu konfigurieren. Indem Sie eigene Prozesshandbuch-Templates erstellen, können Sie so den Inhalt Ihrer Prozesshandbücher selbst bestimmen und Ihren Bedürfnissen anpassen.

Sie können für jedes beliebige Diagramm ein Prozesshandbuch exportieren. Dabei können Sie wählen, ob Sie ein PDF Dokument oder ein Microsoft Word® Dokument erzeugen möchten.

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf Prozesshandbuch (PDF) oder Prozesshandbuch (Word) im Reporting-Menü in der Explorer-Toolbar.
Exportieren Sie ein Prozesshandbuch nach PDF...

Exportieren Sie ein Prozesshandbuch nach PDF...

...oder in das .doc Format von Microsoft Word®.

...oder in das .doc Format von Microsoft Word®.

  • Ein Konfigurationsassistent erscheint, in welchem Sie die Diagramme auswählen können, die in dem Prozesshandbuch enthalten sein sollen.
  • Wählen Sie die nun die Diagramme aus, die initial im Prozesshandbuch enthalten sein sollen:
Auswahl der Diagramme, die in der Prozessdokumentation initial enthalten sein sollen

Auswahl der Diagramme, die in der Prozessdokumentation initial enthalten sein sollen

Sie haben die Möglichkeit, Filter für die Auswahl der gewünschten Diagramme zu verwenden. Öffnen Sie den Filter-Dialog über die Schaltfläche Prozesse nach inhaltlichen Filterkriterien auswählen:

Filtern Sie Ihre Diagramme nach gewünschten Kriterien.

Filtern Sie Ihre Diagramme nach gewünschten Kriterien.

Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie den Filter angeben können. Im folgenden Beispiel sollen im Ordner “Gemeinsame Dokumente” alle BPMN 2.0 Diagramme gefunden werden, die das Wort “Lieferung” im Titel tragen. Wählen Sie in diesem Fall aus der Liste im oberen Bereich den Ordner ‘Gemeinsame Dokumente’ aus. Setzen Sie dann einen Haken vor “Diagrammtyp” und wählen Sie rechts “Prozessdiagramm (BPMN 2.0)” aus (“Diagrammtyp ist gleich Prozessdiagramm (BPMN 2.0)”). Verfahren Sie ebenso für den Namen, indem Sie die entsprechende Zeile auswählen und in das Textfeld “Lieferung” eingeben:

Durch Klicken auf OK wird der Filter angewendet.

Durch Klicken auf OK wird der Filter angewendet.

Klicken Sie nun auf OK. Die gefundenen Diagramme werden nun für die Erzeugung des Prozesshandbuchs ausgewählt.

  • Wählen Sie zusätzlich aus, welche verlinkten Diagramme ebenfalls in das Prozesshandbuch mit einbezogen werden sollen. Standardmäßig werden keine verlinkten Diagramme mit einbezogen. Wenn Sie Nur verlinkte Diagramme der ersten Ebene auswählen, werden zusätzlich die Diagramme exportiert, die direkt in den ausgewählten Diagrammen verlinkt werden. Verlinkte Diagramme aller Ebenen wird hingegen alle Diagramme einbeziehen, die von den initialen Diagrammen heraus über Verlinkungen zu erreichen sind.
Hier sollen alle verlinkten Diagramme in den Export mit einbezogen werden.

Hier sollen alle verlinkten Diagramme in den Export mit einbezogen werden.

  • Klicken Sie auf Exportoptionen festlegen unten rechts.
  • Auf einer zweiten Seite können Sie die Prozessdokumentation anpassen.
  • Wählen Sie ein Template.

Wenn Sie bereits eigene Templates erstellt haben, können Sie diese zur Erstellung Ihres Prozesshandbuchs nutzen. Standardmäßig ist die “Signavio Vorlage” ausgewählt, welche immer zur Verfügung steht.

Anstatt des Signavio Templates wird hier ein eigenes Firmentemplate ausgewählt, das mit dem Template-Editor, der im nächsten Kapitel erklärt wird, erstellt wurde.

Anstatt des Signavio Templates wird hier ein eigenes Firmentemplate ausgewählt, das mit dem Template-Editor, der im nächsten Kapitel erklärt wird, erstellt wurde.

Hinweis

Die “Signavio-Vorlage” entspricht dem Template des Prozesshandbuchs, welches bis zur Version 5.1 des Signavio Process Managers zur Verfügung stand.

  • Wählen Sie die Exportsprache aus Wählen Sie aus, welche Sprache für den Export verwendet werden soll. Dabei beeinflusst Ihre Wahl sowohl die Template-Sprache, als auch die Diagrammsprache.
Wählen Sie eine Sprache für den Export aus.

Wählen Sie eine Sprache für den Export aus.

  • Passen Sie die allgemeinen Einstellungen an. Nun können Sie spezielle Anpassungen (z.B. am Titel oder der Organisation) vornehmen. Zudem können Sie das Signavio Logo auszublenden.
Geben Sie zusätzliche Informationen zu dem Prozesshandbuch an.

Geben Sie zusätzliche Informationen zu dem Prozesshandbuch an.

Hinweis

Wenn Sie ein eigenes Template benutzen, ist die Funktion “Signavio-Logos ausblenden” ausgegraut. Stattdessen verwenden Sie bitte den Template-Editor, um das Prozesshandbuch bzw. in diesem Fall die Kopfzeile anzupassen.

  • Klicken Sie auf Dokumentation erzeugen und die Datei wird erzeugt. Sofern es sich um weniger als 20 Diagramme handelt, sollte die Generierung nur wenige Sekunden dauern. Im Falle einer großen Anzahl von Diagrammen kann dieser Vorgang auch länger als eine Minute in Anspruch nehmen.
Beim Export nach Microsoft Word® beachten Sie bitte den Hinweis, das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren.

Beim Export nach Microsoft Word® beachten Sie bitte den Hinweis, das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren.

  • (nur für den Export nach Microsoft Word ®) Ein Dialog erscheint, der Sie darauf hinweist, dass das in der Prozessdokumentation enthaltene Inhaltsverzeichnis beim Export nicht aktuell ist. Bestätigen Sie den Dialog und nehmen Sie nach dem erfolgreichen Export die unten aufgeführten Schritte vor.

Das Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word® anpassen

Wenn Sie das Prozesshandbuch für Microsoft Word® erstellt haben, werden Sie feststellen, dass das darin enthaltene Inhaltsverzeichnis (Auf Seite II) noch nicht aktuell ist:

Das Inhaltsverzeichnis vor der Aktualisierung.

Das Inhaltsverzeichnis vor der Aktualisierung.

Das liegt daran, dass die hinter den Seitenzahlen verborgenen Aktionsfelder beim Erstellen des Dokuments nicht angepasst werden. Sie können die Seitenzahlen jedoch anpassen. Markieren Sie dazu das gesamte Inhaltsverzeichnis und drücken sie F9.

Selektieren Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis.

Selektieren Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis.

Alternativ können Sie die Aktionsfelder auch einzeln mit der rechten Maustaste anklicken und die Funktion Felder aktualisieren auswählen.

Der Menüeintrag zum Aktualisieren des Inhaltsverzeichnis.

Der Menüeintrag zum Aktualisieren des Inhaltsverzeichnis.