Prozesse mit QuickModel erfassen

Die Prozesserfassung gelingt mit QuickModel besonders schnell. Da Sie Informationen über einen Prozess in eine Tabelle eintragen und aus dieser währenddessen das zugehörige Prozessdiagramm erstellt wird, können Sie sich ganz auf die Informationserfassung konzentrieren.

In diesem Kapitel wird erklärt, wie Sie einen Prozesssteckbrief mit QuickModel erstellen. Dies soll sich hauptsächlich auf geradlinige Prozesse konzentrieren, also solche, bei denen eine eindeutige Reihenfolgen der ausgeführten Aktivitäten gegeben ist.

Auch bei der Erfassung komplexerer Prozesse kann QuickModel eingesetzt werden, indem vorerst der “Happy Path”, also der Idealfall der Prozessausführung, in den Prozesssteckbrief eingetragen und dann im Editor ergänzt wird.

Um einen Prozesssteckbrief mit QuickModel zu erstellen, öffnen Sie zunächst den Explorer und wählen Sie im Menü Neu den Eintrag Prozesssteckbrief (QuickModel)

In einem neuen Tab wird sich nun die QuickModel Ansicht öffnen.

Die Ansicht enthält drei Bereiche:

  • Ganz oben werden Prozessdetails, also Informationen über den gesamten Prozess, erfasst.
  • In der Mitte zeigt die Aktivitätenliste alle Prozessaufgaben in der Reihenfolge, in der sie während der Ausführung auftreten.
  • Im unteren Bereich wird automatisch die Diagrammvorschau erzeugt. Diese Ansicht aktualisiert sich stets während der gesamten Prozesserfassung.

Aktivitäten hinzufügen

Beginnen sie mit dem Prozessauslöser, den Sie im oberen Bereich des Diagramms bei Prozessauslöser eintragen. Das kann beispielsweise das Auftreten eines Bedarfs sein:

Prozessauslöser angeben

Prozessauslöser angeben

Fügen Sie nun nacheinander Aufgaben zu, die während des Prozesses erledigt werden. Klicken Sie dazu einfach auf die erste leere Zelle direkt unter Was?.

Auswählen der ersten Zelle, um eine Aufgabe zu erstellen

Auswählen der ersten Zelle, um eine Aufgabe zu erstellen

In den Zeilen- und Spaltenköpfen werden zur besseren Navigation die passenden Überschriften farblich markiert.

  1. Geben Sie den Aktivitätsnamen ein und drücken Sie dann Enter. Die Diagrammvorschau wird sich aktualisieren und ein Startereignis, die eben benannte Aufgabe, und ein Endereignis zeigen.

  2. Fügen Sie nun auf dieselbe Weise weitere Aktivitäten hinzu.

    Hinweis

    Die Aktivitätenliste kann dadurch recht lang werden. Wenn Sie die Diagrammvorschau trotzdem jederzeit sehen möchten, können Sie ganz einfach an den unteren Rand des Browserfensters anheften:

    Mit der Stecknadel können Sie die Diagrammvorschau an den unteren Rand anheften, sodass Sie sie immer sehen können. Mit der Stecknadel können Sie die Diagrammvorschau an den unteren Rand anheften, sodass Sie sie immer sehen.

Wenn Sie nähere Informationen zu den Aktivitäten angeben möchten, wie etwa, wer sie ausführt oder wie genau die Ausführung geschieht, können Sie statt Enter die Tabulator-Taste nach dem Eingeben des Bezeichners verwenden. Statt der nächsten Zeile wird dann die nächste Spalte selektiert.

Verwenden der Tabulator-Taste in der Tabelle selektiert die nächste Zelle.

Verwenden der Tabulator-Taste in der Tabelle selektiert die nächste Zelle.

Um nachträglich Informationen zu einzelnen Aufgaben hinzuzufügen, selektieren Sie einfach die entsprechende Zelle oder navigieren Sie mit den Pfeiltasten dorthin.

Um eine bereits eingegebene Information zu erweitern, klicken Sie doppelt auf die entsprechende Zelle oder navigieren Sie zu ihr und drücken Enter

Wenn Sie eine Aktivität vergessen haben, selektieren Sie die

darauf folgende Zeile und klicken Sie auf Aktivität darüber einfügen:

Einfügen einer vergessenen Aufgabe

Einfügen einer vergessenen Aufgabe

Eine neue Zeile wird hinzugefügt, die Sie wie gewohnt ausfüllen können.

Nachdem Sie alle Aktivitäten hinzugefügt haben, können Sie im oberen Bereich noch das Prozessergebnis angeben:

Das Prozessergebnis wird im oberen Bereich eingetragen

Das Prozessergebnis wird im oberen Bereich eingetragen

Im unteren Bereich wird während der Erstellung ständig die Diagrammvorschau aktualisiert. Durch Beantworten der Frage “Wer?” werden Pools hinzugefügt, und wenn Sie beispielsweise IT-Systeme anfügen, werden diese ebenfalls angezeigt:

Das Diagramm nach dem Erfassen des Prozessablaufs

Das Diagramm nach dem Erfassen des Prozessablaufs

Aktivitäten oder Informationen löschen

Wenn Sie eine Aktivität wieder entfernen möchten, selektieren Sie die zugehörige Zeile und verwenden Sie den Button Aktivität entfernen:

Eine Aufgabe entfernen

Eine Aufgabe entfernen

Um nur einzelne Informationen zu entfernen, selektieren Sie die entsprechende Zelle und drücken Sie die Taste Entf. Der Zelleninhalt wird dann entfernt, die Aktivität bleibt weiter erhalten.

Den Prozess speichern

Geben Sie vor dem Speichern den Namen des Prozesses im Kopf der Ansicht an:

Im Kopf der Ansicht wird der Name des Prozesses bearbeitet. Im Kopf der Ansicht wird der Name des Prozesses bearbeitet.

Fügen Sie nun eine Prozessbeschreibung im oberen Bereich hinzu:

In dieses Feld kann eine Prozessbeschreibung eingetragen werden. In dieses Feld kann eine Prozessbeschreibung eingetragen werden.

Wie beim Füllen der Spalte “Wie?” wird sich hier ein Texteditor öffnen, sodass Sie die Prozessbeschreibung zusätzlich formatieren können. Geben Sie die Prozessbeschreibung ein und klicken Sie auf Übernehmen.

Diese Beschreibung hilft später, schon vor dem Betrachten des Prozesses eine Vorstellung über seinen Inhalt zu erhalten.

Klicken Sie nun auf Speichern in der Toolbar:

Speichern des Diagramms

Speichern des Diagramms

Das Diagramm wird gesichert und ist nun nach dem Aktualisieren in der Explorer-Ansicht verfügbar.