Dokumente und Bilder hochladen

Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Arbeitsbereich Dateien und Bilder hochzuladen und zu verwalten. Diese Dateien können Sie an Diagramme anhängen, über den Collaboration Hub Ihren Mitarbeitern zugänglich machen und an den entsprechenden Stellen zum Herunterladen bereitstellen.

Für einen Arbeitsbereich, in dem der Dateiupload aktiviert ist, ist allgemein die Gesamtgröße dieser Dateiablage sowie die maximale Größe einer einzelnen Datei definiert. Diese kann in Rücksprache mit dem Signavio Team Ihren Bedürfnissen flexibel angepasst werden.

Dieses Kapitel erklärt, wie Sie Dateien und Bilder im Explorer hochladen und in Ihrer Ordnerstruktur verwalten. Desweiteren können Sie

Ein Dokument oder ein Bild in die Dateiablage hochladen

Der Upload von Dateien und Bildern ist im Explorer und im Editor möglich. Im Folgenden wird diese Funktionalität im Explorer erklärt.

Navigieren Sie im Explorer zu dem Ordner, in dem das Dokument oder Bild später zu finden sein soll.

Klicken Sie in der Toolbar des Explorers auf Import / Export und wählen Sie Dokument/Bild hochladen aus:

Der Eintrag für das Hochladen von Bildern und Dokumenten im 'Import / Export' Menu

Der Eintrag für das Hochladen von Bildern und Dokumenten im ‘Import / Export’ Menu

Ein Dialogfenster öffnet sich, über das Sie Zugriff auf Ihre Dateiablage erhalten:

Dieser Dialog erlaubt das Hochladen von Dokumenten und Bildern.

Dieser Dialog erlaubt das Hochladen von Dokumenten und Bildern.

Klicken Sie auf Datei auswählen, um auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk nach der Datei zu suchen, die Ihrer Dateiablage hinzugefügt werden soll:

Geben Sie zunächst die Datei an, die hochgeladen werden soll.

Geben Sie zunächst die Datei an, die hochgeladen werden soll.

Der Dateibrowser Ihres Betriebssystems wird sich öffnen. Navigieren Sie zu der gewünschten Datei und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Bitte beachten Sie, dass die Datei die maximale Dateigröße Ihres Arbeitsbereichs nicht überschreiten darf. Diese können Sie direkt unter der Dateisuche einsehen - im Beispiel oben beträgt sie 5 MB.

Sobald Sie die Datei gefunden haben, wird sich die Dialogansicht aktualisieren:

Ein Name und ein Revisionskommentar können angegeben werden.

Ein Name und ein Revisionskommentar können angegeben werden.

Falls Sie den Zielordner innerhalb Ihres Signavio Arbeitsbereiches nun ändern möchten, klicken Sie auf den Drop-Down Pfeil und anschließend auf Anderen Ordner auswählen:

Sie können nachträglich den Zielordner ändern.

Sie können nachträglich den Zielordner ändern.

Nun können Sie einen beliebigen Ordner Ihres Signavio Arbeitsbereichs auswählen. Klicken Sie auf OK um die Auswahl zu bestätigen:

Wählen Sie einen Ordner aus und bestätigen Sie den Vorgang.

Wählen Sie einen Ordner aus und bestätigen Sie den Vorgang.

Klicken Sie auf Speichern. Abhängig von der Dateigröße kann dies nun einen Moment dauern. Das Dokument oder Bild wird dann im entsprechenden Ordner sichtbar sein:

Bilder und Dokumente in der Signavio Dateiablage werden zusammen mit Ihren Diagrammen im Explorer angezeigt.

Bilder und Dokumente in der Signavio Dateiablage werden zusammen mit Ihren Diagrammen im Explorer angezeigt.

Hier können Sie auch im Informationsfeld im unteren Bereich des Explorers den Titel der Datei ändern oder eine Beschreibung hinterlegen.

Hinweis: Es kann sein, dass das Bild oder Dokument die maximale Dateigröße Ihrer Dateiablage überschreitet oder aber Ihr Datenkontingent erschöpft ist. In solchen Fällen wird folgender Dialog erscheinen:

Fehlermeldung bei zu großen Bildern oder Dokumenten.

Fehlermeldung bei zu großen Bildern oder Dokumenten.

Sie können in solchen Fällen versuchen, eine kleinere Version der Datei hochzuladen, oder Dokumente und Bilder, die nicht mehr benötigt werden, aus der Dateiablage löschen. Wenn dies keine Lösung darstellt, wenden Sie sich bitte an einen Arbeitsbereichsadministrator oder das Signavio Team, um ein größeres Datenkontingent zu erwerben.

Wichtig: Wenn Sie ein Dokument oder Bild später über ein Diagramm verlinken, können Ihre Leser die verlinkte Datei nur ansehen, wenn sie ebenfalls im Collaboration Hub veröffentlicht wurde.

Ein Dokument oder Bild aktualisieren

Sie können die Dateien in Ihrer Dateiablage jederzeit aktualisieren, indem Sie einfach eine neue Version des Dokuments hochladen. Dies hat den Vorteil, dass Verlinkungen auf das entsprechende Dokument erhalten bleiben, da Sie in der Dateiablage lediglich eine neue Version der Datei erstellen und sie nicht löschen.

Wenn Sie eine Datei aktualisieren möchten, navigieren Sie im Explorer in den entsprechenden Ordner und selektieren Sie das Dokument bzw. Bild. Klicken Sie dann in der Toolbar auf Import / Export und wählen Sie Bild aktualisieren aus:

Aktualisieren Sie Bilder oder Dateien über das 'Import / Export' Menü.

Aktualisieren Sie Bilder oder Dateien über das ‘Import / Export’ Menü.

Hinweis: Wenn Sie ein Dokument selektiert haben, wird an dieser Stelle Dokument aktualisieren stehen.

Ein Dialog wird sich öffnen, in dem bereits der Titel des Dokuments bzw. Bildes eingetragen ist. Wählen Sie nun, wie oben beschrieben, die gewünschte Datei aus, welche die ursprüngliche Datei aktualisieren soll, und klicken Sie auf Hochladen.

Für die Datei wird nun, wie Sie es bereits von Diagrammen kennen, eine neue Revision angelegt. Diese können Sie über die Diagrammvorschau einsehen und, wenn gewünscht, auch wiederherstellen:

Wiederherstellen einer Dateirevision.

Wiederherstellen einer Dateirevision.

Dokumente und Bilder herunterladen

Sie können Dokumente und Bilder aus Ihrer Dateiablage jederzeit herunterladen.

Selektieren Sie dazu die entsprechende Datei im Explorer. Klicken Sie dann in der Toolbar des Editors auf Import / Export und wählen sie Bild herunterladen aus:

Laden Sie eine Bilddatei herunter.

Laden Sie eine Bilddatei herunter.

Abhängig von Ihrem Browser und dessen Konfiguration wird das Bild nun entweder zum Download angeboten oder direkt in Ihren Download Ordner gelegt.