Freigabe-Workflows verwalten

Hinweis

Sie benötigen Administratorenrechte in Ihrem Signavio Editor & Decision Manager Arbeitsbereich, um Freigabe-Workflows (de)aktivieren und verwalten zu können. In der Software as a Service-Edition (SaaS) ist es zudem notwendig, dass Sie der Arbeitsbereichsleiter sind.

Der Signavio Editor & Decision Manager ermöglicht es Ihnen, Freigabe-Workflows für das Veröffentlichen von Diagrammen zu erstellen und zu verwalten. Freigabe-Workflows erzwingen, dass eine Liste von Personen die Veröffentlichung eines Diagrams in einer bestimmten Reihenfolge genehmigen und sichern so die Qualität Ihrer Prozesse.

Um Freigabe-Workflows zu erstellen und auszuführen, ist der Signavio Editor & Decision Manager mit Workflow Accelerator verbunden. Workflow Accelerator muss zwar auf Ihrem System installiert sein (nur On-Premise-Edition), es ist jedoch nicht notwendig, eine Workflow Accelerator-Lizenz zusätzlich zu Ihrer Signavio Editor & Decision Manager-Lizenz zu erwerben, um Freigabe-Workflows zu verwalten und auszuführen.

Öffnen Sie den Explorer und gehen Sie auf Setup - Freigabe-Workflows verwalten, um Freigabe-Workflows zu aktivieren oder zu verwalten:

Verwalten Sie Ihre Freigabe-Workflows.

Verwalten Sie Ihre Freigabe-Workflows.

Freigabe-Workflows aktivieren

Falls Sie die Freigabe-Workflow-Funktion noch nicht aktiviert haben, öffnet sich nun ein Dialog. Aktivieren Sie die Auswahlbox und klicken Sie auf Aktivieren, um die Aktivierung zu starten:

Aktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Aktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Betätigen Sie nun die Weiter - Schaltfläche, um die Aktivierung abzuschließen:

Die Freigabe-Workflow-Funktion wurde erfolgreich aktiviert.

Die Freigabe-Workflow-Funktion wurde erfolgreich aktiviert.

Sie können nun Ihre Freigabe-Workflows verwalten.

Die Freigabe-Workflow-Funktion konfigurieren

Hinweis

Es ist sinnvoll, die Nutzerrechte zum Veröffentlichen von Diagrammen im Collaboration Hub einzuschränken, um die Freigabe-Workflow-Funktion sinnvoll einzusetzen. Lesen Sie mehr über das Verwalten von Rechten im Kapitel Zugriffsrechte verwalten.

Sobald Sie die Freigabe-Workflow-Funktion aktiviert haben, öffnet sich über Setup - Freigabe-Workflows verwalten im Explorer der folgende Konfigurationsdialog:

der Freigabe-Workflow-Konfigurationsdialog

Der Freigabe-Workflow-Konfigurationsdialog

Der Dialog beinhaltet die folgenden Funktionen:

  • Öffnen des Workflow Accelerator Arbeitsbereichs: Klicken Sie auf Arbeitsbereich in Workflow Accelerator öffnen um zu Ihrem Workflow Accelerator Arbeitsbereich weitergeleitet zu werden, wobei der Login automatisch erfolgt.

  • Liste aller Freigabe-Workflows

    Unter Freigabe-Workflows sind alle Freigabe-Workflows gelistet, die in Ihrem Arbeitsbereich existieren. Öffnen Sie den gewünschten Freigabe-Workflow mit einem Klick auf den entsprechenden Link.

  • Deaktivierung der Freigabe-Workflow-Funktion

    Klicken Sie auf Deaktivieren, um die Freigabe-Workflow-Funktion abzuschalten.

  • Synchronisation der Signavio Editor & Decision Manager-Nutzer nach Workflow Accelerator

    Wenn neue Nutzer im Signavio Editor & Decision Manager angelegt wurden, ist es sinnvoll Signavio Editor & Decision Manager mit Workflow Accelerator zu synchronisieren, damit die neuen Nutzer in Freigabe-Workflows referenziert werden können. Klicken Sie auf Nutzer jetzt synchronisieren um Workflow Accelerator Accounts für alle neuen Nutzer zu erstellen:

    Synchronisieren Sie die Nutzeraccounts.

    Synchronisieren Sie die Nutzeraccounts.

    Bestätigen Sie nun die Synchronisation:

    Bestätigen Sie die den Synchronisationsvorgang.

    Bestätigen Sie die den Synchronisationsvorgang.

    Wichtig

    Falls Workflow Accelerator von Ihrer Organisation lediglich zur Verwaltung der Freigabe-Workflows verwendet wird, werden Nutzer die Sie im Signavio Editor & Decision Manager löschen durch eine Synchronisation auch in Workflow Accelerator gelöscht.

Im Konfigurationsdialog können Sie zudem die Diagrammzustände, die durch Freigabe-Workflows gesetzt werden können, verwalten. Wechseln Sie dazu in das Diagrammzustände-Tab.

Die Tabelle im Diagrammzustände-Tab enthält die unterschiedlichen Zustände, in denen sich ein Diagramm befinden kann. Icon und Name des Zustandes werden im Signavio Explorer angezeigt, wenn sich ein Diagramm im entsprechenden Zustand befindet. Falls die Checkbox Veröffentlichen aktiviert ist, wird ein Diagramm, das in den entsprechenden Zustand überführt wird, automatisch im Collaboration Hub veröffentlicht. (Die Veröffentlichung setzt natürlich voraus, dass Ihr Arbeitsbereich über ein Collaboration Hub verfügt.)

Bearbeiten Sie die Eigenschaften eines Status durch ein Klick auf das entsprechende Feld:

Bearbeiten Sie die Status, die ein Diagramm innerhalb der Freigabe-Workflows haben kann.

Bearbeiten Sie die Status, die ein Diagramm innerhalb der Freigabe-Workflows haben kann.

Hinweis

Die Freigabe erteilen-Spalte ist nur relevant, falls Sie Ablauffristen für Freigaben konfigurieren möchten.

Änderungen an der Zustandskonfiguration (auch das Erstellen und Löschen von Zuständen) werden automatisch in Workflow Accelerator übernommen und sind sofort in der Zustandsauswahl in Workflow Accelerator verfügbar.

Klicken Sie auf das +-Symbol um einen neuen Status hinzuzufügen:

Betätigen Sie die Papierkorb-Schaltfläche um einen Status zu löschen und bestätigen Sie den Vorgang:

Entfernen Sie einen Zustand.

Entfernen Sie einen Zustand.

Bestätigen Sie den Vorgang.

Bestätigen Sie den Vorgang.

Zudem können Sie Prozessteilnehmerrollen Diagrammattribute zuordnen. Dies ermöglicht es Ihnen die Rollen und Nutzer von Prozessbeteiligten im Signavio Editor & Decision Manager zu hinterlegen und diesen Rollen dann Tasks innerhalb von Workflow Accelerator Freigabe-Workflows zuzuordnen.

So ist beispielshalber im Standard-Freigabe-Workflow der Task business approval der Rolle Process Owner zugeordnet.

Dies bedeutet, dass der Task business approval in einer neuen Freigabe-Workflow-Instanz automatisch dem Process Owner des freizugebenden Prozesses zugeordnet wird.

Wechseln Sie in das Teilnehmer-Tab, um die Teilnehmerattribute zu konfigurieren.

Hier können Sie bestimmten Workflow Accelerator-Rollen Diagrammattribute zuordnen. Hierfür müssen Sie entsprechende Attribute auf Diagrammebene im Signavio Editor & Decision Manager erstellt haben. Lesen Sie mehr über das Erstellen von eigenen Attributen unter BPMN Attribute.

Ordnen Sie Attribute zu und speichern Sie die Konfiguration.

Ordnen Sie Attribute zu und speichern Sie die Konfiguration.

Wenn Sie nun ein BPMN-Diagramm erstellen oder bearbeiten, können Sie die Emailadressen der Prozessbeteiligten an den entsprechenden Attributen hinterlegen.

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

Wichtig

Die entsprechenden Personen müssen mit genau diesen Emailadressen als Workflow Accelerator-Nutzer registriert sein.

Wenn Sie nun Freigabe-Workflows in Workflow Accelerator konfigurieren (siehe unten), können Sie nun anstatt konkreter Nutzer Rollen zuordnen und damit eine generische und einfachere Freigabe-Workflowverwaltung erzielen.

Ablauffristen für Freigabe-Workflows konfigurieren

In Signavio können Sie Ablauffristen für Diagrammfreigaben definieren. Hiermit können Sie sicherstellen, dass Ihre Diagramme regelmäßig überprüft werden, zum Beispiel um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Um Ablauffristen zu konfigurieren, öffnen Sie den Freigabeablauffristen-Tab im Freigabe-Workflow-Konfigurationsdialog:

Öffnen Sie den 'Freigabeablauffristen'-Tab.

Öffnen Sie den ‘Freigabeablauffristen’-Tab.

Standardmäßig ist die Freigabeablauffrist auf Nie gesetzt.

  • Um eine statische Ablauffrist für alle Diagramme zu definieren, setzen Sie die Auswahlbox Bestimmung der Zeitspanne auf Statisch.

    Definieren Sie eine statische Freigabeablauffrist für alle Diagramme.

    Definieren Sie eine statische Freigabeablauffrist für alle Diagramme.

    Legen Sie nun die Ablauffrequenz über das Feld Anzahl an Monaten fest. In unserem Beispiel wird der Freigabe-Workflow nach zwölf Monaten erneut ausgelöst.

  • Um die Ablauffrist per Diagramm festlegen zu können, setzen Sie die Auswahlbox Bestimmung der Zeitspanne auf Diagrammattribut (Dezimalzahl). Wählen Sie nun das Attribut aus, über das Sie die Ablauffrist festlegen möchten. Lesen Sie mehr über das Erstellen von eigenen Attributen unter BPMN Attribute.

    Definieren Sie die Freigabeablauffrist über ein Attribut auf Diagrammebene.

    Definieren Sie die Freigabeablauffrist über ein Attribut auf Diagrammebene.

    Legen Sie nun den Standardwert der Ablauffrequenz über das Feld Monate, wenn Attribut nicht gesetzt fest. In unserem Beispiel wird der Freigabe-Workflow nach zwölf Monaten erneut ausgelöst, wenn das entsprechende Diagrammattribut keinen Wert enthält.

Wählen Sie anschließend den Freigabe-Workflow aus, der vom System nach Ablauf der Frist ausgelöst werden soll.

Um Ablaufdaten korrekt zu bestimmen, wechseln Sie in den Tab Diagrammzustände und aktivieren Sie für die Zustände, die als Freigabe behandelt werden sollen, die Auswahlbox Freigabe erteilen.

Hinweis

Falls Sie Freigaben sowohl mit als auch ohne Ablauffrist erteilen möchten, können Sie zusätzlich einen Workflow erstellen, der nur Zustände setzt, die bei der Bestimmung der Ablauffrist nicht als freigegeben berücksichtigt werden. Erstellen Sie zum Beispiel die beiden Zustände Freigeben (Ablauffrist) und Freigegeben (keine Ablauffrist). Aktivieren Sie die Checkbox Freigabe erteilen lediglich für den Zustand Freigeben (Ablauffrist). Workflows, die diesen Zustand setzen, werden nach Ablauf der Frist neu ausgelöst, während Freigaben im Zustand Freigegeben (keine Ablauffrist) immer erhalten bleiben.

Freigabe-Workflows erstellen und bearbeiten

Natürlich ist es möglich, den Beispiel-Workflow zu bearbeiten und neue Freigabe-Workflows zu erstellen.

Um einen Freigabe-Workflow zu erstellen oder zu verwalten, wählen Sie Setup - Freigabe-Workflows verwalten aus und klicken Sie auf Arbeitsbereich in Workflow Accelerator öffnen. Wählen Sie alternativ einen der Links zu bereits existierenden Workflows aus:

Open your Workflow Accelerator workspace...

Öffnen Sie Ihren Workflow Accelerator workspace...

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

...or select an existing workflow.

...or select an existing workflow.

Falls Sie keinen spezifischen Workflow ausgewählt haben, werden Sie nun in Ihren Workflow Accelerator Arbeitsbereich weitergeleitet. Wechseln Sie zum Tab Prozesse, um Ihre Freigabe-Workflows einsehen zu können:

Im "Prozesse"-Tab erhalten Sie einen Überblick über in Workflow Accelerator verwaltete Prozesse.

Im “Prozesse”-Tab erhalten Sie einen Überblick über in Workflow Accelerator verwaltete Prozesse.

Wählen Sie nun einen bestehenden Workflow aus oder erstellen Sie mit einem Klick auf Neuer Prozess einen Neuen:

Wählen Sie einen bestehenden Prozess aus...

Wählen Sie einen bestehenden Prozess aus...

...oder erstellen Sie einen Neuen.

...oder erstellen Sie einen Neuen.

Im Folgenden gehen wir davon aus, dass Sie einen neuen Freigabe-Workflow erstellen möchten, um Ihnen so alle Details der Workflow-Erstellung mit Workflow Accelerator zu vermitteln.

Geben Sie den Namen des Freigabe-Workflows ein und drücken Sie Enter:

Geben Sie einen Namen ein.

Geben Sie einen Namen ein.

Geben Sie einen Namen ein.

Falls Sie unabhängig von Signavio auch eine Workflow Accelerator Lizenz besitzen, legen Sie nun Signavio approval als Auslöser des Workflows fest. Falls Sie Workflow Accelerator im Rahmen der Signavio Enterprise Edition verwenden, ist dies für Sie vorausgewählt und kann nicht geändert werden. Wechseln Sie zum Aktionen-Tab:

Setzen Sie 'Signavio approval' als Auslöser.

Setzen Sie ‘Signavio approval’ als Auslöser.

Setzen Sie ‘Signavio approval’ als Auslöser.

Wechseln Sie zum 'Aktionen'-Tab.

Wechseln Sie zum ‘Aktionen’-Tab.

Setzen Sie ‘Signavio approval’ als Auslöser.

Folgend können Sie Tasks (Aktionen) erstellen und diese miteinander verbinden. Betätigen Sie die Start-Schaltfläche, um das erste Prozesselement zu erstellen:

Erstellen Sie ein Startereignis.

Erstellen Sie ein Startereignis.

Wählen Sie nun das Signavio-Auswahlmenü aus und klicken Sie auf Status des Diagramms ändern um einen neuen Signavio Editor & Decision Manager-Task zu erstellen:

Erstellen Sie einen Task, der automatisch vom Signavio Editor & Decision Manager ausgeführt wird.

Erstellen Sie einen Task, der automatisch vom Signavio Editor & Decision Manager ausgeführt wird.

Verbinden Sie das Startevent mit dem Task und legen Sie den Status fest, auf den der Task Diagramme setzen soll:

Der Task wird den Diagrammstatus auf "in Bearbeitung" setzen.

Der Task wird den Diagrammstatus auf “in Bearbeitung” setzen.

Die entsprechenden Status können im Signavio Editor & Decision Manager definiert werden. Wenn ein Task in Workflow Accelerator ausgeführt wurde, setzt der Signavio Editor & Decision Manager automatisch den richtigen Zustand für das Diagramm, für das der Freigabe-Workflow ausgeführt wird.

Nutzen Sie das interaktive Kontextmenü um den ersten Nutzertask zu erstellen und benennen Sie den Task:

Verwenden Sie das interaktive Kontextmenü.

Der Task wird den Diagrammstatus auf “in Bearbeitung” setzen.

Verwenden Sie das interaktive Kontextmenü.

Benennen Sie den Task.

Verwenden Sie die +-Schaltfläche im Zuweisungs-Tab, um den Task einem oder mehreren Nutzer(n) zuzuweisen:

Weisen Sie den Task einem/mehreren Nutzer(n) zu.

Weisen Sie den Task einem/mehreren Nutzer(n) zu.

Wahlweise können Sie den Task auch einer Rolle zuweisen. Dies ist für die meisten Anwendungsszenarien empfehlenswert, da es die Freigabe-Workflowverwaltung erleichtert, falls es zahlreiche Process Owners und Prozessbeteiligte in verschieden Prozessen gibt.

Weisen Sie den Task einer Rolle zu.

Weisen Sie den Task einer Rolle zu.

Wechseln Sie nun zum Formular-Tab und wählen Sie das Suchfeld unter Ein Feld hinzufügen aus:

Suchen Sie nach einenm Formfeld.

Suchen Sie nach einem Formfeld.

Hier können Sie verschiedene Felder auswählen, die Informationen über das freizugebende Diagramm enthalten:

Wählen Sie ein Formfeld aus.

Wählen Sie ein Formfeld aus.

Klicken Sie auf das jeweilige Feld, um es zu benennen und Einstellungen vorzunehmen:

Eine komplette Eingabemaske für einen Nutzertask könnte wie folgt aussehen:

So könnte eine komplette Eingabemaske für einen Nutzertask aussehen.

So könnte eine komplette Eingabemaske für einen Nutzertask aussehen.

Fügen Sie nun ein exklusives Gateway gefolgt von zwei Change state-Tasks hinzu:

ein exklusives Gateway, gefolgt von zwei Siganvio-Tasks

ein exklusives Gateway, gefolgt von zwei Siganvio-Tasks

Benennen Sie nun die Tasks und definieren Sie die Status, die durch die Tasks gesetzt werden sollen. Falls der Prozess darauf terminieren (beendet werden) soll, fügen Sie Endevents hinzu:

Fügen Sie Beschriftungen, Auslöser und Endevents hinzu.

Fügen Sie Beschriftungen, Auslöser und Endevents hinzu.

Das Gateway bildet eine Nutzerentscheidung ab. Während der Ausführung wird also der ausführende Nutzer des vorherigen Tasks entscheiden, welcher Folgetask ausgelöst werden soll.

Wenn Sie auf das Gateway klicken können Sie die Beschriftung des Dialogs festlegen, die dem ausführenden Nutzer vor dem Treffen der Entscheidung angezeigt wird. Die Information, wie sich eine Entscheidung auf den Prozessfluss auswirkt, wird angezeigt, sobald die jeweiligen weiterführenden Tasks gelabelt sind:

Legen Sie die Dialogbeschriftung fest.

Legen Sie die Dialogbeschriftung fest.

Legen Sie die Taskbeschriftung fest.

Legen Sie die Taskbeschriftung fest.

Es ist nun ersichtlich, wie der Workflow nach einer Entscheidung fortgeführt wird.

Es ist nun ersichtlich, wie der Workflow nach einer Entscheidung fortgeführt wird.

Alternativ können Entscheidungen automatisch getroffen werden.

Aktivieren Sie hierfür den Punkt Automatische Entscheidung und legen Sie die entsprechenden Entscheidungsbedingungen fest:

Entscheidungen in Freigabe-Workflows können auch automatisch getroffen werden.

Hinweis: In unserem Beispiel ist das Automatisieren der Freigabe nicht sinnvoll. Der Screenshot illustriert lediglich ein Beispiel, das in anderen Situation von Nutzen sein kann.

Sie haben nun Ihren ersten eigenen Freigabe-Workflow erstellt.

Klicken Sie auf Zum Ausführen veröffentlichen:

Klicken Sie auf "Veröffentlichen & starten".

Veröffentlichen Sie den Workflow.

Der neue Freigabe-Workflow kann nun im Explorer gestartet werden. Im Abschnitt Mit Freigabe-Workflows arbeiten.

Die Freigabe-Workflow-Funkion deaktivieren

Um die Freigabe-Workflow-Funktion zu deaktivieren, öffnen Sie den Explorer und gehen Sie auf Setup - Freigabe-Workflows verwalten.

Klicken Sie im folgenden Verwaltungsdialog auf Deaktivieren:

Deaktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Bestätigen Sie nun die Deaktivierung:

Bestätigen Sie die Deaktivierung.

Bestätigen Sie die Deaktivierung.