Benutzer verwalten

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Benutzer, die Sie in Ihren Arbeitsbereich eingeladen haben, verwalten können. Neue Benutzer werden zunächst in Ihren Arbeitsbereich eingeladen. Erst nachdem diese sich über eine Bestätigungsmail registriert haben, sind die entsprechenden Nutzerdaten im System. Sie können erst dann Zugriffsrechte bearbeiten, wenn eine Einladung angenommen wurde, d.h. dass sich der Nutzer das erste Mal in Ihren Arbeitsbereich eingeloggt hat.

Wichtig

Für Nutzer der On-Premise Edition ist diese Funktion nicht verfügbar. Hier werden neue Nutzer über ein Webformular unter der URL http(s)://<mydomain>/p/register> hinzugefügt.

Das Hinzufügen neuer Benutzer erfordert gegebenfalls zusätzliche Lizenzen, die Sie entsprechend erwerben müssen. Dabei gilt, dass Lizenzen an einen Arbeitsbereich gebunden sind. Sie erstellen also mit der hier beschriebenen Funktion keine Arbeitsbereiche für die Personen, denen Sie eine Lizenz zuweisen. Weiterhin benötigen auch Personen, die bereits einen eigenen Arbeitsbereich besitzen, eine von Ihnen erstellte Lizenz, um auf Ihren Arbeitsbereich zuzugreifen.

Falls erwünscht, können Sie den Nutzer schon zu einer oder mehreren Nutzergruppen hinzufügen. Dieser Schritt ist z.B. notwendig, wenn Sie verhindern wollen, dass der neu angelegte Nutzer Lese- und Schreibzugriff auf die Gemeinsamen Dokumente und das Glossar hat. Lesen Sie mehr in den Kapiteln Nutzergruppen und Zugriffsrechte.

Um einen Benutzer in Ihren Arbeitsbereich einzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf Benutzer & Zugriffsrechte verwalten im Setup-Menü des Explorers. Die Benutzerverwaltung öffnet sich.

  2. Wechseln Sie zum Neue Benutzer-Tab.

  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie in den Arbeitsbereich einladen möchten.

    Nutzer zu einer Nutzergruppe hinzufügen.
  4. Klicken Sie optional Benutzergruppen hinzufügen. Der Dialog Benutzergruppen für eingeladenen Modellierer öffnet sich.

Benutzergruppe hinzufügen.
  1. Wählen Sie nun eine Benutzergruppe aus dem Dopdown-Menü aus und klicken auf Hinzufügen. Falls Sie den Nutzer zu mehreren Gruppen hinzufügen möchten, wiederholen Sie diesen Schritt.
Benutzergruppe auswählen.
  1. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu bestätigen.
  2. Wählen Sie nun für den eingeladenen Nutzer, dem Sie Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich geben, eine Lizenz aus. Im Dialog stehen die von Ihnen gebuchten, verfügbaren Lizenzen zur Auswahl (z.B. Classic, Enterprise, Enterprise Plus oder QuickModel (for Collaboration Hub users)). Die Anzahl der noch zur Verfügung stehenden sowie verbrauchten Lizenzen werden zu der jeweiligen Lizenz angegeben. Gegebenenfalls müssen Sie neue Nutzerzugänge hinzubuchen. Die von Ihnen gewählte Lizenz ist mit der angebenen E-Mail Adresse verbunden, sodass der Benutzer sich mit genau dieser Adresse anmelden muss, um die Lizenz nutzen zu können.
  3. Klicken Sie auf Einladung senden. Eine Einladungs-E-Mail wird an die entsprechende E-Mail-Adresse verschickt. Die E-Mail-Adresse erscheint nun auf der linken Seite im Bereich Offene Einladungen.

Hinweis

Wenn Sie einen neuen Nutzer in Ihren Arbeitsbereich einladen, erhält dieser standardmäßig Zugriff auf alle Diagramme. Er kann jedoch keine Konfigurationen am Arbeitsbereich vornehmen (z.B. weitere Personen einladen), solange er von Ihnen nicht der Gruppe ‘Administratoren’ hinzugefügt wurde. In den nächsten Kapiteln wird der Umgang mit Zugriffsrechten und Benutzergruppen genauer erklärt.

Eine Einladung widerrufen

Bemerkung

Diese Funktion steht Ihnen in der On-Premise Edition nicht zur Verfügung, da Benutzer hier über ein Webformular hinzugefügt werden.

In manchen Fällen ist es notwendig, eine bereits verschickte Einladung in Ihren Arbeitsbereich zu widerrufen. Dies ist wie folgt möglich:

  1. Wählen Sie die E-Mail-Adresse im Bereich “Offene Einladungen” aus.
  2. Klicken Sie auf das Entfernen-Icon oberhalb der Liste.
Über dieses Icon können Sie Einladungen widerrufen.

Registrierte Nutzer aus einem Arbeitsbereich entfernen

Wenn Sie bereits registrierte Benutzer aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen möchten, sollten Sie die folgenden Hinweise beachten:

  • Falls der Nutzer Mitglied in einem oder mehreren Arbeitsbereichen ist, werden diese Arbeitsbereiche nicht beeinträchtigt: Der Nutzer wird sich weiterhin in die anderen Arbeitsbereiche einloggen können und Daten des Nutzers in diesen Arbeitsbereichen werden nicht gelöscht.
  • In Ihrem Arbeitsbereich wird der Eigene Dokumente-Ordner des Nutzers und alle darin enthaltenen persönlichen Diagramme unwiderruflich gelöscht. Falls der Nutzer eigene Dokumente mitnehmen darf/möchte, sollte er im Voraus über diese Löschung informiert werden, so dass er diese migrieren kann.
  • Alle Diagramme und Dokumente, die der Nutzer im Gemeinsame Dokumente-Ordner angelegt hat, sind weiterhin verfügbar Dasselbe gilt für Kommentare und Änderungen des Nutzers, die sich auf Diagramme und Dokumente im Gemeinsame Dokumente-Ordner beziehen.
  • Kommentare und Änderungen des Nutzers an Diagrammen im Gemeinsame Dokumente-Ordner können weiterhin auf den Nutzer zurückgeführt werden: Der Nutzername wird weiterhin als Autor der Kommentare/Änderungen angezeigt.
  • Wird der Nutzer entfernt und er versucht sich in Ihren Arbeitsbereich einzuloggen, erhält er die Fehlermeldung, dass die Nutzername/Password-Kombination nicht korrekt ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Nutzer aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen:

  1. Klicken Sie auf Benutzer & Zugriffsrechte verwalten im Setup-Menü des Explorers. Die Benutzerverwaltung öffnet sich.
  2. Wechseln Sie zum Benutzer-Tab und wählen den Nutzer, den Sie entfernen möchten, aus der Liste auf der linken Seite aus.
Entfernen eines Nutzers aus dem Arbeitsbereich.
  1. Klicken Sie das Entfernen-Icon oberhalb der Liste. Der Nutzer wird aus dem Arbeitsbereich entfernt.

Bemerkung

Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Arbeitbereich entfernen, so erhält dieser keiner Benachrichtigung darüber. Loggt dieser sich beim nächsten Mal ein, wird darauf hingewiesen, dass Benutzername und Passwort nicht korrekt sind.

Der Monthly Concurrency Mechanismus

Wichtig

Monthly Concurrent-Lizenzen sind im Zuge unseres aktuellen Lizenzsystems nicht länger verfügbar. Dieses Kapitel ist lediglich für Nutzer relevant, die vor April 2017 Monthly Concurrent-Lizenzen bezogen haben.

Sie können Nutzerlizenzen erstehen, die entsprechend des Monthly Concurrency Mechanismus vergeben werden. Dieser erlaubt es, dass mehr Benutzer im Arbeitsbereich angelegt sein können, als Lizenzen verfügbar sind. Monatlich verteilen sich diese Lizenzen dann auf die Benutzer, sodass sich die Gruppe der Modellierer im Arbeitsbereich von Monat zu Monat ändern kann.

Es gilt dabei das Prinzip First come first served: Jeden Monat können nur maximal so viele Benutzer angemeldet sein, wie Lizenzen vorhanden sind. Mit Beginn eines neuen Monats (jeweils am 1.) wird dieser interne Zähler zurückgesetzt, sodass Ihre Lizenzen wieder für alle Benutzer des Arbeitsbereichs verfügbar sind. Für jeden Nutzer, der sich nach einem Monatsanfang anmeldet, werden dann Lizenzen aufgewendet - so lange, bis keine mehr verfügbar sind.

Bemerkung

Eine einmal im Monat vergebene Lizenz kann nur dann wieder frei gemacht werden, wenn ein Benutzer, der eine der Lizenzen verwendet, vollständig aus dem Arbeitsbereich entfernt wird.

Um sicherzustellen, dass sich bestimmte Benutzer automatisch immer anmelden können, wird bei solchen Benutzern der Zugriff erzwungen, indem in der Benutzerverwaltung der entsprechende Haken gesetzt wird:

Ein Nutzer, für den der Zugriff erzwungen wird, erhält immer eine Lizenz zugesprochen unabhängig davon, ob er sich in einem Monat schon angemeldet hat, oder nicht.

Ein Nutzer, für den der Zugriff erzwungen wird, erhält immer eine Lizenz zugesprochen unabhängig davon, ob er sich in einem Monat schon angemeldet hat, oder nicht.

Bei Benutzern, die Mitglied der Administratorengruppe des Arbeitsbereichs sind, wird diese Option automatisch gesetzt, sodass auch sie sich immer anmelden können.

Benutzer, deren Zugriff erzwungen wird, werden in der Übersicht am linken Rand der Benutzerverwaltung mit einem Stern hinter dem Benutzernamen gekennzeichnet. Wenn sich ein Benutzer im aktuellen Monat noch nicht angemeldet hat, wird dieser in der Übersicht ausgegraut.

Im folgenden Beispiel gilt also:

Beispiel der Anmeldezustände in einer Firma

Beispiel der Anmeldezustände in einer Firma

  • Für Hans Müller und Max Schuster wird stets jeweils eine Lizenz verwendet, unabhängig davon, ob sich die Nutzer in diesem Monat bereits angemeldet haben oder nicht.
  • Janine Meier hat sich in diesem Monat bereits angemeldet, dafür wurde eine zusätzliche Lizenz aufgewendet.
  • Lisa Fischer hat sich noch nicht angemeldet. Für sie wird keine Lizenz freigehalten.

Insgesamt werden also im Moment 3 Lizenzen verwendet, nämlich für Hans Müller, Janine Meier und Max Schuster.